Tvorba faktur

Duplikovat fakturu pro stejného zákazníka

Zkopírujte předchozí fakturu, upravte datum, položky a částky a vystavte nový doklad s novým číslem.

Pro stejného zákazníka můžete duplikovat předchozí fakturu místo nového vyplňování firmy, platebních údajů a obvyklých položek. Kopii pak upravíte jako nový doklad: změníte číslo, data, rozsah práce a částku.

Opakovaná zakázka málokdy zůstane úplně stejná. Měsíční služba může obsahovat práci navíc, zákazník změní adresu nebo se posune splatnost. Duplikace šetří stabilní údaje, ale nesmí svádět k odeslání staré faktury s novým názvem souboru.

Bezpečný postup je vybrat správný zdroj, kopii porovnat s aktuální objednávkou a teprve potom vystavit nové PDF. Je to rychlejší než prázdný formulář a zároveň zachovává lidskou kontrolu nad každým časově citlivým údajem.

Najít fakturu k duplikaci

Jak bezpečně duplikovat fakturu

Vyberte nejnovější fakturu pro stejného zákazníka a stejný typ služby. Podobná částka nebo název nestačí, pokud doklad patří jinému projektu.

  1. 1

    V přehledu zvolte Duplikovat

    Přejděte do Moje faktury a najděte řádek správného dokladu. V posledním sloupci otevřete nabídku Akce a klikněte na Duplikovat. Aplikace vytvoří kopii a rovnou vás přesměruje do formuláře pro úpravu nové faktury; původní doklad zůstane beze změny.

  2. 2

    Upravte novou fakturu v otevřeném formuláři

    Po přesměrování změňte data, období, množství, ceny, popisy, poznámky, splatnost a všechny upravené údaje zákazníka nebo platby.

  3. 3

    Potvrďte nové číslo a PDF

    Použijte další jedinečné číslo, porovnejte součet s objednávkou a projděte celý náhled před stažením.

Příklad: měsíční správa webu s prací navíc

Vývojář fakturuje stejnému klientovi každý měsíc paušál 8 000 Kč za správu webu. Červencová faktura už obsahuje ověřené firemní údaje, bankovní převod a standardní položku. Pro srpen ji duplikuje místo opakovaného psaní.

V nové kopii změní období, datum vystavení, splatnost a číslo faktury. Paušální položku ponechá, ale přidá dvě hodiny schváleného zásahu navíc. V náhledu si všimne starého čísla objednávky v poznámce a opraví jej dřív, než PDF odešle.

  • Ponechat: ověřeného zákazníka, dodavatele a běžný způsob platby.
  • Změnit: číslo, data, období, práci navíc a aktuální poznámky.
  • Zkontrolovat: množství, ceny, DPH, splatnost a výsledné PDF.

Údaje, které vyžadují nové rozhodnutí

Číslo a data nesmějí zůstat z původního dokladu. Popis má pojmenovat nové období nebo dodávku a číslo objednávky se může měnit i u stejného zákazníka. U hodinové práce porovnejte množství s aktuálním výkazem.

Zkontrolujte také adresu zákazníka, bankovní účet, variabilní symbol a platební podmínky. Pokud používáte DPH, ověřte sazbu každé nové položky. Minulá faktura není důkazem, že je nastavení správné i pro nové plnění.

  • Nové jedinečné číslo a aktuální data.
  • Aktuální položky, množství, ceny a období.
  • Správný zákazník a číslo objednávky.
  • Aktuální splatnost a platební údaje.

Vyberte správnou zdrojovou fakturu

Nejlepší předlohou není vždy poslední faktura v seznamu. Vyberte doklad pro stejného zákazníka, stejný typ služby, měnu a způsob platby. Podobná částka sama o sobě nestačí.

Před uložením porovnejte kopii s aktuální objednávkou nebo výkazem práce. Ověřte také, že stejné období ještě nebylo vyfakturováno. Krátká kontrola chrání před duplicitním požadavkem na úhradu.

Kdy stačí uložený kontakt místo celé kopie

Duplikace dává smysl, když se opakuje zákazník i struktura položek. Pokud stejnému klientovi začínáte úplně jiný projekt, bývá čistší založit prázdnou fakturu a pouze vybrat uložený kontakt. Nepřenese se tak stará poznámka, objednávka ani sazba, která s novou prací nesouvisí.

Při výběru zdrojové faktury se neřiďte jen zákazníkem. Podívejte se také na měnu, způsob platby, režim DPH a typ služby. Čím více těchto částí musíte přepsat, tím menší výhodu kopie přináší a tím větší je riziko přehlédnutého údaje.

Kopie neopravuje původní doklad

Duplikace vytváří základ pro další fakturu. Neupraví, nezruší ani právně neopraví původní dokument. Pokud je vystavená faktura chybná, použijte odpovídající opravný postup místo vytvoření nevysvětlené kopie.

Aplikace také neví, zda zákazník nové plnění schválil. Před vystavením porovnejte kopii s aktuální smlouvou, objednávkou nebo potvrzením rozsahu.

Související návody

Číslování faktur Vyplnění zákazníka podle IČO Moje faktury

Časté otázky

Ne. Původní doklad zůstane v přehledu a jeho údaje se použijí jako základ pro samostatnou novou fakturu.

Nová faktura potřebuje vlastní číslo. Vyberte další hodnotu z číselné řady a zkontrolujte, že už není použitá.

Aplikace vytvoří novou kopii faktury a automaticky vás přesměruje do jejího editačního formuláře. Tam upravíte položky, data, číslo a další údaje před vystavením.

Když se mění projekt, měna, způsob platby nebo většina položek. V takovém případě vyberte pouze uložený kontakt zákazníka a nové plnění zadejte bez starých poznámek.

Použijte starší doklad jako základ, ne jako hotovou odpověď

Duplikujte správnou fakturu, aktualizujte práci a data a zkontrolujte nové číslo i PDF.

Otevřít moje faktury