Fakturu podle IČO vytvoříte bez přepisování názvu firmy a celé adresy: ve formuláři zadáte IČO, vyberete nalezený subjekt, ověříte načtené údaje a doplníte samotnou fakturu.
Ruční opisování údajů z obchodního e-mailu nebo veřejného rejstříku je pomalé a snadno při něm vznikne překlep. Chyba v názvu, ulici nebo PSČ pak putuje do PDF, do uloženého kontaktu a někdy i do dalších faktur.
Vyhledání přes ARES tento mechanický krok zkrátí, ale nenahrazuje kontrolu. ARES sdružuje veřejné údaje z více zdrojů; vy jako vystavovatel stále rozhodujete, zda nalezený subjekt a jeho aktuální údaje odpovídají vašemu obchodnímu partnerovi.
Vytvořit fakturu podle IČOFaktura podle IČO ve 3 krocích
Vyhledávání je součástí fakturačního formuláře. Nejde o samostatnou kopii ARES: výsledkem má být správně vyplněný dodavatel nebo odběratel na faktuře.
-
1
Zadejte IČO
U dodavatele nebo zákazníka zvolte Českou republiku a napište IČO. Formulář číslo zkontroluje a nabídne vyhledání dostupných údajů.
-
2
Ověřte firmu a adresu
Porovnejte název, sídlo a případné DIČ s objednávkou nebo smlouvou. Pokud je v ARES více souvisejících údajů, použijte ty, které patří skutečné smluvní straně.
-
3
Doplňte položky a vytvořte PDF
Přidejte datum, číslo faktury, služby nebo zboží, splatnost a způsob platby. Hotovou fakturu můžete zobrazit a stáhnout jako PDF.
Příklad: nový firemní zákazník
Grafik dostane objednávku od české společnosti a v e-mailu má jen její IČO. Ve formuláři otevře blok odběratele, zadá osmimístné číslo a spustí vyhledání. Po výběru výsledku se doplní obchodní název a adresa; dostupné identifikační údaje zkontroluje proti objednávce.
Potom přidá položku „Návrh výroční zprávy“, cenu, datum vystavení a bankovní převod. Před stažením PDF ještě ověří, že odběratel není pobočka nebo jiný subjekt s podobným názvem. Pokud se zákazníkem bude pracovat znovu, může si jej při uložení faktury přidat do kontaktů.
- IČO slouží k nalezení subjektu, ne k automatickému schválení všech údajů.
- DIČ se použije jen tehdy, když je dostupné a pro danou fakturu relevantní.
- Uložený kontakt zrychlí další fakturu, ale před opakovaným použitím lze údaje upravit.
Co ještě musíte doplnit ručně
Firemní registr nezná obsah vaší zakázky, dohodnutou cenu, kontaktní e-mail ani platební podmínky. Po načtení společnosti proto pokračujete běžným vystavením faktury. Vyplníte vlastní údaje dodavatele, číslo a data faktury, měnu, položky, splatnost a platební metodu.
Také bankovní účet, variabilní symbol, poznámka nebo logo jsou údaje vaší faktury, nikoli výsledek hledání v ARES. Oddělení registračních a obchodních informací je užitečné: automatizuje se opisování, ale rozhodnutí o obsahu dokladu zůstává na vás.
- Zkontrolujte, zda načítáte dodavatele, nebo odběratele.
- U adresy si všimněte čísla domu, obce a PSČ.
- Před odesláním otevřete náhled PDF a projděte obě strany obchodu.
Kdy se vyplatí uložit zákazníka do kontaktů
Jednorázové vyhledání je praktické u nového klienta. U pravidelného odběratele je rychlejší uložit ověřené údaje do kontaktů a příště jej vybrat bez dalšího psaní. Kontakt lze použít pro zákazníka i dodavatele a formulář nabízí nedávno použité záznamy.
Uložení ale neznamená, že se sídlo společnosti už nikdy nezmění. Když vám partner oznámí změnu názvu nebo adresy, porovnejte kontakt s aktuálními podklady a podle potřeby jej aktualizujte.
Když ARES nic nenajde nebo vrátí starý údaj
Zkontrolujte číslice IČO a zkuste hledání znovu. Nová změna se nemusí ve všech zdrojových registrech projevit okamžitě a některé subjekty nebo údaje nemusí být dostupné. Formulář proto umožňuje údaje dopsat nebo opravit ručně.
Fakturuj snadno ARES pouze využívá pro vyplnění faktury. Nemění data v registru, nepotvrzuje právní stav společnosti a neposkytuje výpis. Potřebujete-li úřední nebo právní ověření, pracujte přímo s příslušným veřejným registrem.
Související návody
Časté otázky
Podle dostupného výsledku především název společnosti, sídlo a registrační údaje používané ve faktuře. Konkrétní rozsah závisí na tom, co vrátí zdrojový registr.
Ne. Bankovní účet pro platbu patří obvykle dodavateli a zadáváte jej v platebních údajích faktury. Vyhledání firmy neslouží k načítání platebních instrukcí.
Ano. Vyhledávání lze použít v obou firemních blocích. Vždy si zkontrolujte, do které role jste společnost načetli.
Není. Jde o praktické předvyplnění veřejně dostupných údajů. Za výběr správné smluvní strany a kontrolu faktury odpovídá vystavovatel.
Začněte IČO, skončete hotovou fakturou
Načtěte firemní údaje, ověřte je, přidejte položky a stáhněte přehledné PDF.
Vytvořit novou fakturu