Variabilní symbol na faktuře: automaticky podle čísla faktury

Jako variabilní symbol na faktuře můžete použít číselnou podobu čísla faktury. Zákazník jej zadá při bankovním převodu a vy podle něj snáze poznáte, který doklad zaplatil.

Variabilní symbol není tajný identifikátor ani další číslo faktury. Je to praktický platební údaj používaný v českém a slovenském bankovním styku. Nejlépe funguje, když má každý doklad předvídatelnou hodnotu a stejný symbol je vidět na PDF i v připravené QR platbě.

Nejčastější zmatek vzniká u čísel faktur s písmeny, lomítky nebo pomlčkami. Bankovní pole je číselné, proto nelze vždy slepě zkopírovat celý formát. Zvolte jednoduché pravidlo a používejte ho konzistentně.

Jak nastavit variabilní symbol na faktuře

Ve Fakturuj snadno se pole zobrazuje tam, kde dává lokálně smysl: u českých a slovenských faktur placených bankovním převodem.

1. 1

   Nejdřív určete číslo faktury

   Použijte vlastní číslo nebo uložený číselný formát. Číslo musí doklad jednoznačně odlišit ve vaší evidenci.

2. 2

   Zvolte číselný symbol

   Do variabilního symbolu vložte číselnou hodnotu, kterou bezpečně spojíte s fakturou. U formátu s písmeny a oddělovači použijte předem danou číselnou část.

3. 3

   Zkontrolujte platební údaje

   V náhledu PDF porovnejte symbol s číslem faktury. Když používáte QR platbu, ověřte, že se stejná hodnota přenáší i do kódu.

Automaticky podle čísla faktury, ale s kontrolou

Navázání symbolu na číslo faktury omezuje ruční psaní a pomáhá zachovat jednotné pravidlo. Je zvlášť užitečné, když vystavujete více dokladů za měsíc a nechcete pro každý vymýšlet jiný identifikátor.

Automatické předvyplnění ale není důvod přeskočit náhled. Změníte-li číslo faktury na poslední chvíli, zkontrolujte také variabilní symbol. Totéž platí při kopírování starší faktury: nový doklad má mít nový platební identifikátor, ne hodnotu z předchozí úhrady.

• Jedno pravidlo používejte napříč celou číselnou řadou.
• Při duplikaci faktury ověřte nové číslo i symbol.
• Symbol zobrazte jen u platby, kde ho zákazník skutečně použije.

Jak symbol pomáhá při platbě

Symbol sám o sobě peníze nepáruje. Banka jej pouze přenese jako součást informace o platbě. Praktický přínos vzniká až při porovnání bankovního výpisu s doklady: známá hodnota vás dovede ke konkrétní faktuře rychleji než samotná částka.

U opakovaných částek je to důležité dvojnásob. Dva zákazníci mohou platit stejnou měsíční cenu, ale díky rozdílnému číslu faktury a symbolu je lze rozlišit. Pokud klient symbol neuvede nebo jej přepíše, platbu budete muset dohledat podle jiných údajů.

Kdy variabilní symbol nepřenášet do jiných zemí

Variabilní symbol je specifický pro české a slovenské prostředí. Fakturuj snadno jej proto podmíněně vyžaduje jen v těchto lokalizacích. U zahraničního zákazníka používejte údaje a reference podporované dohodnutým typem převodu, například textovou referenci, pokud ji banka umožňuje.

Variabilní symbol nenahrazuje jedinečné číslo faktury, bankovní účet ani informaci o splatnosti. Je také nutné hlídat, aby obsahoval pouze formát přijatelný bankou. Konkrétní pravidla vaší banky mají přednost před obecným příkladem na této stránce.

Související návody

Časté otázky