Import faktúr z Pohody, ISDOC a Money S3

Import faktúr z Pohody, ISDOC a Money S3 prebieha cez kontrolovaný postup: nahráte export, necháte rozpoznať formát, skontrolujete nájdené doklady a vyberiete iba faktúry, ktoré chcete preniesť.

Pri zmene nástroja nechcete desiatky starších faktúr prepisovať ručne. Rovnako však nie je bezpečné uložiť celý účtovný export bez náhľadu. Súbor môže obsahovať neúplné záznamy, odlišné typy dokladov alebo faktúry, ktoré už v novom zozname máte.

Sprievodca preto oddeľuje nahratie, analýzu a skutočný import. Funkcia prenáša podporované údaje faktúr; nejde o migráciu účtovníctva, skladu, bankových pohybov, daňových podaní ani kompletného nastavenia Pohody alebo Money S3.

Import Pohoda XML, ISDOC a Money S3 krok za krokom

V pôvodnom systéme najprv vytvorte export vydaných faktúr v podporovanom formáte. Zdrojové súbory a pôvodnú evidenciu si ponechajte ako zálohu.

1. 1

   Nahrajte exportné súbory

   Do sprievodcu vložte jeden alebo viac súborov Pohoda XML, ISDOC alebo Money S3 XML. Formát sa zisťuje automaticky pri každom súbore.

2. 2

   Skontrolujte analýzu

   Prejdite počet dokumentov, základné údaje, upozornenia a chyby. V tejto fáze môžete nevhodný súbor alebo konkrétnu faktúru vyradiť.

3. 3

   Vyberte a importujte

   Označte požadované faktúry alebo celú overenú dávku. Po importe otvorte vzorku dokladov a porovnajte ju s pôvodnými údajmi.

Čo skontrolovať v náhľade

Začnite identitou dokladu: číslom faktúry, dátumom vystavenia, dodávateľom a odberateľom. Potom porovnajte menu, položky, množstvá, ceny, režim DPH a celkovú sumu. Pri bankovom prevode skontrolujte splatnosť a dostupné platobné údaje.

Exportné formáty môžu rovnakú informáciu zapisovať rozdielne a nie každý údaj má v novej aplikácii priamy ekvivalent. Upozornenie preto nie je iba technická poznámka. Pri dôležitom doklade porovnajte náhľad s originálnym PDF alebo záznamom v pôvodnom systéme.

• Číslo faktúry a dátum vystavenia.
• Názov, identifikátory a adresa oboch strán.
• Položky, DPH, mena a suma na úhradu.
• Splatnosť, spôsob platby a poznámky, ak ich export obsahuje.

Ako pripraviť bezpečnú dávku

Najlepšie sa kontroluje menší a jasne ohraničený súbor, napríklad vydané faktúry za jeden rok. Prvý test urobte na niekoľkých rozdielnych dokladoch: s DPH aj bez DPH, s viacerými položkami a prípadne inou menou.

Pred opakovaním importu overte, či rovnaké čísla už v zozname nie sú. Sprievodca umožňuje výber, ale rozhodnutie, čo je duplicita a čo oprávnený samostatný doklad, zostáva na používateľovi.

Ako postupovať pri upozornení alebo chybe

Upozornenie nemusí znamenať, že celý súbor je nepoužiteľný. Najprv zistite, ktorého dokladu a poľa sa týka. Môže ísť o chýbajúci identifikátor, neznámu hodnotu platobnej metódy alebo údaj, ktorý cieľový formulár nepodporuje v rovnakej podobe.

Chybnú faktúru neimportujte iba preto, aby bola dávka kompletná. Porovnajte ju s originálom, podľa možnosti vytvorte opravený export a analýzu zopakujte. Ak treba doklad doplniť ručne, zapíšte ho podľa pôvodných podkladov a skontrolujte, že ste ho potom nevybrali aj v ďalšom importe.

Čo import faktúr neprenáša

Import nie je úplná migrácia Pohody ani Money S3 a Fakturuj snadno nie je účtovný systém. Neprenáša účtovné predkontácie, skladové väzby, bankové párovanie, daňové priznania, oprávnenia ani kompletnú históriu zmien.

Poškodený XML súbor, nepodporovaná varianta alebo chýbajúce povinné údaje môžu viesť k preskočeniu dokladu. Sprievodca má problém ukázať namiesto tichého vytvorenia neúplnej faktúry. Zdrojovú evidenciu preto po úspešnom importe vybranej dávky nemažte.

Súvisiace návody

Časté otázky