Skopírovať faktúru pre rovnakého zákazníka

Pri rovnakom zákazníkovi môžete skopírovať predchádzajúcu faktúru namiesto opätovného vypĺňania firmy, platobných údajov a bežných položiek. Kópiu potom upravíte ako nový doklad s novým číslom a dátumami.

Opakovaná spolupráca neznamená úplne rovnakú faktúru. Môže sa zmeniť počet hodín, cena, obdobie, splatnosť alebo adresa zákazníka. Duplikácia zachová stabilné časti, no všetky údaje o novom plnení musíte skontrolovať.

Najbezpečnejší postup je vybrať správny zdrojový doklad, porovnať kópiu s aktuálnou objednávkou a až potom vytvoriť PDF. Ušetríte písanie bez toho, aby sa staré číslo alebo poznámka nepozorovane dostali do novej faktúry.

Ako bezpečne duplikovať faktúru

Vyberte poslednú faktúru, ktorá patrí rovnakému zákazníkovi a podobnej službe. Rovnako vyzerajúca suma sama osebe nestačí.

1. 1

   V prehľade zvoľte Duplikovať

   Prejdite do Moje faktúry a nájdite riadok správneho dokladu. V poslednom stĺpci otvorte ponuku Akcia a kliknite na Duplikovať. Aplikácia vytvorí kópiu a hneď vás presmeruje do formulára na úpravu novej faktúry; pôvodný doklad zostane bez zmeny.

2. 2

   Upravte novú faktúru v otvorenom formulári

   Po presmerovaní zmeňte dátumy, obdobie, množstvá, ceny, popisy, poznámky, splatnosť a všetky zmenené údaje zákazníka alebo platby.

3. 3

   Potvrďte nové číslo a PDF

   Použite ďalšie jedinečné číslo, porovnajte celkovú sumu s objednávkou a prejdite celý náhľad pred stiahnutím.

Polia, ktoré treba rozhodnúť nanovo

Nový doklad potrebuje nové číslo a aktuálne dátumy. Popis má pomenovať nové obdobie alebo dodávku a objednávková referencia sa môže zmeniť aj pri rovnakom odberateľovi. Hodiny porovnajte s aktuálnym výkazom, nie so starou faktúrou.

Skontrolujte sídlo zákazníka, IBAN, variabilný symbol a platobné podmienky. Ak faktúra obsahuje DPH, overte sadzbu každej novej položky. Minulý doklad nie je automatickým potvrdením správnosti nového plnenia.

• Nové číslo, dátum vystavenia a splatnosť.
• Aktuálne položky, množstvá, ceny a obdobie.
• Správny odberateľ a objednávková referencia.
• Aktuálny IBAN, variabilný symbol a spôsob platby.

Vyberte správnu zdrojovú faktúru

Najlepšou predlohou nemusí byť posledná faktúra v zozname. Vyberte doklad pre rovnakého zákazníka, rovnaký typ služby, menu a spôsob platby. Podobná suma sama osebe nestačí.

Pred uložením porovnajte kópiu s aktuálnou objednávkou alebo výkazom práce. Overte tiež, že rovnaké obdobie ešte nebolo vyfakturované. Krátka kontrola zabráni duplicitnému dokladu za rovnakú dodávku.

Kedy použiť uložený kontakt namiesto kópie

Duplikácia je praktická, keď sa opakuje zákazník aj štruktúra položiek. Ak pre rovnakého klienta začínate úplne iný projekt, bezpečnejšie môže byť vytvoriť prázdnu faktúru a vybrať iba uložený kontakt. Neprenesiete tak starú poznámku, objednávku ani cenu nesúvisiacu s novou prácou.

Pri výbere zdroja sledujte aj menu, spôsob platby, režim DPH a typ služby. Ak musíte väčšinu týchto údajov meniť, kópia už neprináša veľkú úsporu a rastie riziko, že niektorý starý údaj prehliadnete.

Uložený kontakt je vhodný aj vtedy, keď sa mení len obchodný obsah a chcete začať s čistými položkami. Do novej faktúry vloží overené meno a adresu, ale ponechá vám prázdny priestor pre aktuálny rozsah, cenu a platobné podmienky. Pred použitím kontaktu aj tak overte, či zákazník nezmenil sídlo alebo fakturačné pokyny.

Kópia neopravuje pôvodný doklad

Duplikácia vytvára základ ďalšej faktúry. Neupraví ani nezruší pôvodný dokument. Ak je už vystavená faktúra chybná, použite správny opravný postup namiesto vytvorenia nevysvetlenej kópie.

Aplikácia nevie, či zákazník nové plnenie schválil. Pred vystavením porovnajte obsah s aktuálnou zmluvou, objednávkou alebo potvrdením rozsahu.

Ak ste kópiu vytvorili omylom a ešte ste ju nevystavili, nevydávajte ju len kvôli zachovaniu poradia. Najprv skontrolujte svoju číselnú evidenciu a postupujte tak, aby bolo zrejmé, ktoré číslo patrí skutočne vydanému dokladu.

Súvisiace návody

Časté otázky